Management Assistent / Bestuurssecretaresse

Werken bij de Gemeente Wijk bij Duurstede De Gemeente Wijk bij Duurstede, samen met Cothen en Langbroek, is een relatief kleine gemeenschap van ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers. We zijn trots op onze kleinschaligheid, omdat dit betekent dat je als medewerker niet alleen je intellectuele vaardigheden gebruikt, maar ook actief betrokken bent bij de praktische uitvoering van je werk. Je ziet direct het resultaat van je inspanningen en je hebt nauw contact met inwoners, ondernemers en het bestuur. We waarderen vakkennis, maar bieden ook volop ruimte voor het inzetten van je talenten. Bij ons is het een kwestie van denken én doen. We streven naar een divers team met medewerkers van verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat je je talenten en kwaliteiten kunt inzetten en dat je met vertrouwen en plezier je werk kunt doen. Lees verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl. De functie: Bestuurssecretaresse Als Bestuurssecretaresse speel je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers. Daarnaast coördineer je het secretariaatsteam en zorg je voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen. Je takenpakket bestaat onder andere uit: Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur; Zelfstandig prioriteiten stellen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken; Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning; Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen; Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s. Als coördinator van het secretariaatsteam: Zorg je voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen; Uniformeer en professionaliseer je werkwijzen en processen; Bewaak je de bezetting en werkverdeling, en signaleer je tijdig knelpunten; Fungeer je als spin in het web tussen verschillende afdelingen; Neem je initiatieven om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren. Als Bestuurssecretaresse heb je een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is. Je bent proactief, kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, en je bent nauwkeurig. Je bent een prettige collega met wie het goed samenwerken is!