Gemeente Wijk bij Duurstede
Geen max uurtarief
Utrecht
36 uur p/w
Administratief Secretarieel
16de december, 2025
5de januari, 2026
Werken bij de Gemeente Wijk bij Duurstede
De Gemeente Wijk bij Duurstede, samen met Cothen en Langbroek, is een relatief kleine gemeenschap van ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers. We zijn trots op onze kleinschaligheid, omdat dit betekent dat je als medewerker niet alleen je intellectuele vaardigheden gebruikt, maar ook actief betrokken bent bij de praktische uitvoering van je werk. Je ziet direct het resultaat van je inspanningen en je hebt nauw contact met inwoners, ondernemers en het bestuur. We waarderen vakkennis, maar bieden ook volop ruimte voor het inzetten van je talenten. Bij ons is het een kwestie van denken én doen.
We streven naar een divers team met medewerkers van verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat je je talenten en kwaliteiten kunt inzetten en dat je met vertrouwen en plezier je werk kunt doen. Lees verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.
De functie: Bestuurssecretaresse
Als Bestuurssecretaresse speel je een centrale rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers. Daarnaast coördineer je het secretariaatsteam en zorg je voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.
Je takenpakket bestaat onder andere uit:
Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
Zelfstandig prioriteiten stellen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken;
Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen;
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
Als coördinator van het secretariaatsteam:
Zorg je voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen;
Uniformeer en professionaliseer je werkwijzen en processen;
Bewaak je de bezetting en werkverdeling, en signaleer je tijdig knelpunten;
Fungeer je als spin in het web tussen verschillende afdelingen;
Neem je initiatieven om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.
Als Bestuurssecretaresse heb je een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is. Je bent proactief, kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, en je bent nauwkeurig. Je bent een prettige collega met wie het goed samenwerken is!
De Eisen
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteam
Aantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact;
Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveauMinimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse binnen een overheidsinstellingMinimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteamAantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact;Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
De Wensen
Aantoonbare werkervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams
Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistentMinimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeenteAantoonbare werkervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teamsAantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabsAantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretarisEen afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistent
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 20 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.