Adjunct-secretaris

In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen. Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming. Taken en verantwoordelijkheden Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten. Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie. Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten. Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan. In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau. In samenwerking met collega’s van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen. Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten. Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen. Gewenst profiel Je hebt Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs Affiniteit met de kunsten Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels in woord en geschrift Je bent: Zorgvuldig en werkt met oog voor detail Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden; Zelfstandig, proactief en resultaatgericht; Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.