Vertrouwenspersoon

Organisatie In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. Afdeling HR Zwolle groeit en onze organisatie groeit mee. De afdeling HR speelt daarin een belangrijke rol. We vertalen onze koers naar HR-strategie,

• beleid en
• uitvoering. Maken ons sterk om mensen te boeien en te binden die passen bij de ambities van de stad. En faciliteren dat iedereen zo vitaal mogelijk blijft, zich kan ontwikkelen én op de juiste plek zit om plezierig te werken. Dat doen we met bijna 40 professionals op het gebied van organisatieontwikkeling, HR-beleid, HR-advies, arbeid-juridisch advies, Veiligheid & Arbo en loopbaanbegeleiding. Aanleiding van de opdracht De gemeente Zwolle heeft op dit moment een overeenkomst voor externe vertrouwenspersoon met GIMD en dit contract loopt af m.i.v. 1 juli 2026. In 2025 is een aanbesteding Arbodienstverlening de markt opgegaan, de vertrouwenspersoon was onderdeel van deze aanbesteding, maar deze is mislukt. In februari 2026 is de nieuwe aanbesteding Arbodienstverlening gepubliceerd en de dienst van een Vertrouwenspersoon is hier uitgehaald. De gemeente Zwolle heeft besloten om een opdracht voor een vertrouwenspersoon via Flextender uit te zetten. De opdracht Het is van essentieel belang dat we een werkomgeving creëren waarin iedereen zich veilig, gerespecteerd en gewaardeerd voelt. Helaas is het onvermijdelijk om ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie, discriminatie of ander grensoverschrijdend gedrag volledig te voorkomen in onze organisatie. De vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt bij integriteitsschending, ongewenste omgangsvormen en psychologische onveiligheid. De vertrouwenspersoon beschikt over actuele kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Arbowet, de Wet bescherming klokkenluiders en de AVG en handelt hiernaar. Het is van belang dat de vertrouwenspersoon helder is in wat wel en niet tot zijn of haar taken behoort en communiceert dit ook richting melders en organisatie. In deze opdracht wordt niet van je verwacht om op te treden als mediator, leidinggevende of klachtenfunctionaris, tenzij daar expliciete afspraken over zijn gemaakt. Het is van belang dat de vertrouwenspersoon in staat is om de medewerkers op een professionele wijze te begeleiden bij meldingen van: Ongewenste omgangsvormen (zoals pesten, discriminatie, agressie, seksuele intimidatie); Integriteitsvraagstukken of vermoedens van misstanden. Hierbij hoort dat de vertrouwenspersoon in staat is om de melder helder te informeren over mogelijke vervolgstappen en ondersteuning te bieden bij het kiezen van een handelingsrichting (adviesrol). Het is van belang dat de vertrouwenspersoon in staat is om te verwijzen naar passende interne of externe hulpbronnen, zoals juridisch ondersteuning, HR, bedrijfsmaatschappelijk werk of klachtencommissie. De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks (Q1) op geanonimiseerde wijze over de aard, frequentie en thema’s van meldingen, conclusies op hoofdlijnen en aanbevelingen ter bevordering van de sociale veiligheid en bespreekt deze mondeling met Opdrachtgever en de ondernemingsraad van Opdrachtgever (in een apart overleg). Vereisten werkwijze:

• De vertrouwenspersoon is op werkdagen telefonisch te bereiken tussen acht uur ‘s ochtends en vijf uur ’s middags.
• De vertrouwenspersoon heeft na de eerste melding binnen 24 uur contact met een melder.
• Indien casemanager, HR of medewerker (melder) per e-mail of telefonisch een verzoek tot contact met de vertrouwenspersoon toestuurt, zal binnen twee werkdagen contact opgenomen worden voor het verdere vervolg(traject).
• De vertrouwenspersoon registreert alle consulten, contactmomenten, adviezen en voortgangsacties in een logboek of dossiermodule (digitaal), conform privcaywetgeving en de eisen van AVG.
• Elke zes maanden wordt de dienst van de vertrouwenspersoon geëvalueerd.
• Alle gevraagde uurtarieven worden afgerekend in tijdseenheden van 15 minuten.
• De vertrouwenspersoon gaat minimaal twee keer per jaar met de ondernemingsraad van de opdrachtgever in gesprek. De uitkomsten van deze overleggen dienen als basis voor een evaluatie van de kwaliteit en voor de verbetering van de samenwerking. -Bij structurele afwijkingen van de afspraken wordt binnen 10 werkdagen een verbeterplan opgesteld en besproken met de vertrouwenspersoon.
• Consultenten kunnen tot 24 uur van tevoren kosteloos geannuleerd worden. Privacy en informatiebeheer De vertrouwenspersoon werkt conform de AVG en UAVG. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst gesloten op basis van gebruikelijke voorwaarden. De vertrouwenspersoon zorgt dat de uitwisseling/verwerking/opslag van de persoonsgegevens en verdere informatie op een beveiligde (versleutelde) wijze plaatsvindt in lijn met betreffende bepalingen in de AVG. De vertrouwenspersoon kan aantonen, middels certificering, hoe de privacy is gewaarborgd ten aanzien van de (bijzondere) persoonsgegevens. De vertrouwenspersoon zorgt voor de naleving van beroepscodes en geheimhoudingsplicht van al het voor de gemeente Zwolle ingezette personeel en organisaties. Inclusief de door de vertrouwenspersoon eventueel ingezette derden/verwerkers. De vertrouwenspersoon heeft beleid ter zake van (het handelen in geval van) een eventueel datalek. De vertrouwenspersoon is verantwoordelijk voor een back-up en recovery beleid dat voldoet aan de eisen uit de BIO. De (cloud)dienst wordt ten alle tijde benaderd op basis van een versleutelde verbinding. Bij transport van vertrouwelijke informatie over niet vertrouwde netwerken, zoals het internet, wordt ten alle tijde gebruik gemaakt van versleutelde verbindingen en 2-factor authenticatie conform de laatste stand der techniek. Vervanging De vertrouwenspersoon is ervoor verantwoordelijk om een vaste vervanger aan te dragen. De vervanger moet voldoen aan de vereisten die opgenomen zijn in dit profiel. Vervanging vindt alleen plaats na intake, kennismaking en akkoord van de opdrachtgever. Tot slot vinden we het als opdrachtgever belangrijk dat de vertrouwenspersoon past binnen de cultuur van de gemeente Zwolle. Dat wil zeggen, heeft kennis van de organisatiestructuur, functies, de inhoud van de functies en de organisatiecultuur of is in staat zich binnen drie maanden na ingangsdatum van de overeenkomst eigen te maken. Opdrachtgever verstrekt na definitieve bekendmaking van de vertrouwenspersoon de benodigde gegevens om zich dit eigen te maken.