Jij bent van de structuur, de details en de impact. Jij wordt blij van alles wat met subsidies en contracten te maken heeft. Want jij weet: zonder goede afspraken en een strakke administratie komen onze maatschappelijke doelen niet van de grond. Jij bent degene die zorgt dat het klopt. Van de juiste beschikkingen en offertes tot tijdige betalingen van facturen en subsidies – jij regelt het. Je legt afspraken met leveranciers tot in de puntjes vast en zorgt dat alles zwart op wit staat. Je kent de contracten, de leveranciers én hun werkveld als geen ander. Je ziet het als een mooie uitdaging om de samenwerking met hen soepel en effectief te laten verlopen. Dankzij jou loopt alles op rolletjes achter de schermen, zodat wij voor de samenleving het verschil kunnen maken.
Jouw functie
In deze functie ben jij degene die zorgt dat het klopt. Van de juiste beschikkingen en offertes tot tijdige betalingen van facturen en subsidies – jij regelt het. Je legt afspraken met leveranciers tot in de puntjes vast en zorgt dat alles zwart op wit staat. Je kent de contracten, de leveranciers én hun werkveld als geen ander. Je ziet het als een mooie uitdaging om de samenwerking met hen soepel en effectief te laten verlopen. Dankzij jou loopt alles op rolletjes achter de schermen, zodat wij voor de samenleving het verschil kunnen maken.
Het Programma Vluchtelingen bevindt zich momenteel in een transitiefase van een project naar een regulier team. Dit betekent onder meer dat we onze taken uitbreiden naar het beheren van subsidies. Om dit mogelijk te maken zoeken we een subsidiemedewerker die ook de taken van contractbeheer kan oppakken. Iemand die stevig in zijn schoenen staat, flexibel is en kan schakelen tussen verschillende taken.
De subsidiemedewerker-contractbeheerder zorgt dat de subsidies die we willen uitkeren, in dit geval voor het programma Preventie met Gezag, tijdig bij de subsidieontvanger terecht komt. Dat betekent een strak administratief proces dat nauwkeurig gevolgd moet worden. Daarin ontlast je de beleidsmedewerkers die de aanvragen inhoudelijk beoordelen. Daarnaast haal je als contractbeheerder het beste uit de contracten die onze organisatie heeft afgesloten. Dit zijn contracten in hetzelfde programma, maar ook binnen het programma Vluchtelingen. Het gaat dan om contracten op het gebied van onder meer facilitaire zaken en sociaal beheer. Ter versterking van ons team bedrijfsvoering, zoeken wij een gedreven Contractbeheerder die samen met ons deze uitdaging aan wil gaan.
De subsidiemedewerker-contractbeheerder is primair gericht de juiste administratie van subsidies en op het beheren en verstrekken van contracten. Je taken worden onder meer:
Verwerken van subsidieaanvragen en alle overige administratieve taken bij de subsidies die we verlenen.
Sturen op de naleving van de overeengekomen afspraken in contracten en opstellen van rapportages;
Eerste aanspreekpunt over (wijziging van) contractvoorwaarden;
Beheren van lopende contracten en behandelen of herzien van aflopende contracten;
Bewaken van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie c.q. betalingen (subsidies).
Aanvragen van offertes en opvolgen van issues bij onder andere facturen.
Jouw profiel
Je bent stressbestendig en flexibel omdat we soms snel moeten schakelen met onze leveranciers bij gewijzigd beleid. Je werkt nauwkeurig om de uitvoering van de contracten (en andere overeenkomsten) zo goed mogelijk te laten verlopen. Je bent omgevingsbewust en voelt daardoor aan waar de uitdagingen liggen. Uiteraard ben je integer in je handelen van confidentieel data en zijn je samenwerking skills goed ontwikkeld. Je werkt immers met veel mensen samen. Je bent klantgericht en proactief op momenten dat dat nodig is.