Omschrijving opdracht
Financieel specialist (leges, tijdschrijven en projecten)
Domein RO
Projectopdracht:
Kostendekkendheid leges, tijdschrijven en kostendoorbelasting projecten
Doel van het project
De gemeenten binnen de BUCH-werkorganisatie (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) willen meer grip en duidelijkheid krijgen op de kosten die zij maken en doorberekenen.
Het project richt zich op drie samenhangende onderdelen:
Kostendekkendheid van leges – zorgen dat tarieven aansluiten op de werkelijke kosten.
Tijdschrijven – inzicht krijgen in de inzet van medewerkers op verschillende taken en projecten.
Kostenverhaal bij projecten – kosten voor ruimtelijke projecten correct doorbelasten en verantwoorden.
Kostendekkendheid leges, tijdschrijven en kostenverhaal projecten betreffen organisatie brede processen waarbij verschillende disciplines zijn betrokken. Deze processen moeten zowel inhoudelijk (dus ook in rollen, taken en verantwoordelijkheden en werkprocessen), juridisch als financieel voor alle gemeenten worden ingericht en geharmoniseerd.
Achtergrond
Kostendekkendheid leges (titel 2):
Er bestaat al een werkgroep met collega’s uit verschillende disciplines. Voor de financiële kant wordt de applicatie kostendekkendheid.nl gebruikt.
Er is behoefte aan meer duidelijkheid over:
hoe de kosten worden begroot
hoe tijdsbesteding wordt vastgelegd
hoe tarieven worden bepaald, en hoe verantwoording plaatsvindt binnen de Planning & Control-cyclus
hoe de personele lasten worden afgerekend vanuit de werkorganisatie naar de vier gemeenten.
Resultaat: afgestemd voorstel over de legestarieven die aansluiten bij de werkelijke kosten inclusief een afrekenmethodiek tussen werkorganisatie en gemeenten dat voorgelegd kan worden ter besluitvorming.
Kostenverhaal projecten:
Binnen dit onderdeel lopen al enkele initiatieven. Processen worden beschreven en er wordt gekeken naar de juiste financiële verwerking en opname in een ondersteunende applicatie.
Wat nog ontbreekt, is een goede afstemming en samenhang tussen de verschillende onderdelen en betrokkenen, inclusief penvoering.
Resultaat: afgestemd voorstel over de proces, rollen, taken en verantwoordelijkheden en financiële verwerking dat voorgelegd kan worden voor besluitvorming.
Tijdschrijven:
Voor beiden processen is het juist verantwoorden van kosten essentieel. Tijdschrijven is hier een belangrijk onderdeel van. Dit vindt nog beperkt plaats. Het proces moet worden opgezet voor zowel vast als ingehuurd personeel waarbij uren afgerekend worden naar projecten en gemeenten voor o.a. kostenverhaal en mogelijk leges. Tevens moet bepaald worden voor welke processen tijdschrijven verder ingezet kan worden (o.a. plustaken, subsidies).
Omdat afrekenen van uren invloed heeft op de kostenverdeelstaat en verdeelsleutel tussen BUCH werkorganisatie en de gemeenten wordt verwacht dat de gekoppelde processen ook aangepast worden in de afrekensystematiek.
Daarbij moet worden bepaald:
voor welke werkzaamheden tijdschrijven verplicht wordt (bijv. projecten, leges, subsidies, plustaken),
hoe de uren worden afgerekend tussen gemeenten en de BUCH-werkorganisatie,
en welke aanpassingen dit vraagt in de kostenverdeling en afrekensystematiek.
Resultaat: afgestemd voorstel over invulling van tijdschrijven binnen de BUCH.
Het project Tijdschrijven moet nog worden opgestart.
Rol van de projectleider
De projectleider:
treedt op als verbinder tussen disciplines (financiën, beleid, uitvoering, juridische zaken),
zorgt dat de processen op elkaar worden afgestemd en goed ingericht,
adviseert over werkwijze, systemen en inrichting,
stemt af met belanghebbenden (zowel intern als bestuurlijk),
en is eerste aanspreekpunt voor (inhoudelijke) vragen van de projectleden.
Competenties
Proactief: ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en pakt deze actief en gestructureerd op.
Leiderschap: taakgericht: kan een team overtuigen en resultaatgericht werken. Je beschikt over het vermogen om overzicht, doorzicht en inzicht te creëren en van daaruit, uitzicht (voorspelbaarheid).
Analytisch: kan breed analyseren en in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.
Communicatief vaardig: in staat om de ingewikkelde materie op een begrijpelijke manier over te brengen op de collega’s, zodat ieders rol en taak in het proces naar behoren kan worden uitgevoerd
Verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het programma. Is een fijne sparringpartner voor de teammanager
Stressbestendig: In staat om onder tijdsdruk te werken en kan goed schakelen. Het vermogen om onder druk te presteren, prioriteiten te stellen en pragmatische oplossingen in te brengen in een dynamische omgeving.