Rijkswaterstaat (Utrecht)
Max 68 p/u
Utrecht
8 uur p/w
ICT Informatievoorziening
14de november, 2025
19de november, 2025
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Aanleiding opdracht:
De programmadirectie voert een subsidieregeling uit, hiervoor wordt veel data gedeeld en met documenten en dossiers gewerkt. Om dit goed te borgen en te archiveren is het HWBP op zoek naar een documentalist.
Resultaat opdracht:
De documentalist bij het HWBP is een belangrijke schakel die zorgt voor:
Ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die het HWBP hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
Bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteitseisen.
Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het HWBP. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management)systeem door medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van instructie aan medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal en fysiek archief zijn:
het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management)systeem;
het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document naar behoefte van de medewerkers;
instrueren en informeren van (nieuwe) medewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het archief horen;
het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
het melden van storingen volgens de procedure van RWS;
het inventariseren en melden van verbetervoorstellen in afstemming met afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM);
het opstellen van een plan van aanpak voor het digitaliseren van het fysieke archief
De Eisen
.Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding..Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelenErvaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
De Wensen
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
.Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
De mate van het voldoen aan de genoemde competentiesKennis van en ervaring als documentalist bij RWS.Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)..Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 5 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.