Projectbeheersing

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Opdrachtomschrijving: De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

• registreren
• metadateren
• ordenen
• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie Daarnaast omvat de opdracht:
• het zorgen voor een actueel ordeningsplan
• het waarderen van de dossiers
• het autoriseren van medewerkers
• het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers
• het zorgen voor de benodigde middelen Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. ________________________________________ Taken digitaal projectarchief Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem
• het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken met betrekking tot documentbeheer