Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
Het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkel organisatie Ruimte zoekt een
Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog
hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor
nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.
Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35
medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van
informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken
en innovatie. Bij Ruimte werken we met ruim 1000 collega’s aan de toekomst van de stad en
beantwoorden we de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan we
samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen we dagelijks aan een
beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting
en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en
innovatie een sleutelrol spelen.
Opdrachtomschrijving:
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.
Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren,
beschrijven en verbeteren van financiële processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd
en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op
het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde
verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt
uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van
procesrollen is hier onderdeel van. De mogelijkheid is er om deze opdracht als duo uit te voeren.
Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteed aan het identificeren, analyseren
en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk
uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de
procesrollen en rapporteren over de voortgang.
Dit betekent dat je:
• Processen identificeert en diepgaand analyseert op knelpunten en verbetermogelijkheden met
betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten
• Processen vastlegt in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze
tool Bizzdesign
• Je analyse van knelpunten en verbeterpunten vertaalt naar een gestructureerde
verbeteraanpak
• In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeert
standaarden opstelt en wijzigingen borgt in de werkwijze en/of documentatie
• Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de
teams
• Medewerkers en leidinggevenden begeleidt gedurende de veranderingen
• Medewerkers en leidinggevenden traint en coacht op benodigde kennis en vaardigheden
voortkomende uit de implementatie van de procesrollen
• Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collega’s voor de
doorontwikkeling van de procesrollen
• Rapporteert over de voortgang en resultaten
Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht
in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de
werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert
aan een stuurgroep.
Je/jullie herkennen je in het volgende:
Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder. Als ervaren programmamanager
vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collega’s samen te brengen, te enthousiasmeren
en aan te zetten tot ander gedrag.
De ideale kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en
verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financiën en inkoop.
Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van
heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming. Verder beschik je over:
• Minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek
en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000
medewerkers.
• Aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie op incl.
praktijkervaring. Voor de senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in
procesoptimalisatie op universitair niveau.
• Kennis van het vastleggen van processen in systemen als; BPMN (Business Process
Modelling Notation) en Archimate in onze tool Bizzdesign.
• Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creëren van
draagvlak voor verandering.
• Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen is een pre.
• Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare
verbeteracties.
• Aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader
• Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een
bestuurlijke context
• Kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en
een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke
organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten:
Gesprekken vinden op 10, 15 of 17 juli plaats. De manager neemt contact op indien je wordt
uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op het Stadskantoor in Utrecht aan
het Stadsplateau 1.
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet
toegestaan.
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs
en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa
75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in
prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het
aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden
afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat
een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken
ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.