Verandercommunicatie transformatie

Situatieschets Het UMC Utrecht start per 1 januari 2026 een grote transformatie van de organisatie. Hier is de afgelopen jaren veel voorbereidend werk voor gedaan. Vanaf 2026 beginnen we met de wijziging van onze organisatiestructuur, die we gefaseerd in verantwoorde stappen invoeren en die eind 2027 moet staan. Marketing & Communicatie verzorgt in samenwerking met het programma Transformatie de communicatie over de transformatie (corporate communicatie naar alle ruim 12.000 medewerkers over de verandering en het proces) en de ondersteuning van de lijn bij communicatie richting eigen medewerkers over de veranderingen (lijncommunicatie / communicatief leiderschap). Dienstverlening We zoeken een professionele partij, gespecialiseerd op het gebied van verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie, die onder aansturing van Marketing en Communicatie, in nauwe samenwerking met de aanwezige communicatieadviseurs, ondersteunt in dit traject. Er wordt advisering en ondersteuning gevraagd op de volgende vlakken: •Strategisch en conceptueel advies, een (sparring)partner •Operationele ondersteuning voor uitvoering en creatie van activiteiten en middelen voor organisatiebrede communicatie én voor faciliteren en coachen van de lijn (leiderschapscommunicatie), en daarmee doelgroep- en functiegroepgerichte communicatie •Eventueel, extra uitvoerende capaciteit Doel Een goed gecommuniceerde organisatieverandering, waarin mensen centraal staan en de organisatie in beweging komt, door tijdige, consistente en inspirerende organisatiebrede communicatie die duidelijkheid, vertrouwen en houvast biedt, en door goed geadviseerde en gefaciliteerde leidinggevenden die zorgen dat lijncommunicatie werkt van begin tot eind. Een nadere uitwerking en specificatie van deze uitvraag is opgenomen in bijgevoegde PowerPoint. U heeft bovenstaande gelezen.

Plan van aanpak Het UMC Utrecht verzoekt geïnteresseerde partijen om een schriftelijke offerte in te dienen waarin zij een uitgewerkte aanpak presenteren. De offerte dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten: Uw aanpak voor verander- en leiderschapscommunicatie toegepast op de transformatie van het UMC Utrecht; Uw reflectie op onze aanpak* waaruit blijkt wat u wilt aanpassen en/of toevoegen om resultaat te optimaliseren; Uw beschrijving van een vergelijkbare opdracht die u heeft uitgevoerd waaruit blijkt wat uw rol en bijdrage is geweest, hoe de samenwerking met de opdrachtgever is vormgegeven en welke lessons learned toepasbaar zijn voor het UMC Utrecht; Uw aanbod voor de gevraagde dienstverlening met een specificatie van uw inschatting voor de benodigde rollen en capaciteit en voorstel voor manier van (samen)werken om dit te ondersteunen; Uw toelichting op uw projectteam (op basis van de door u benoemde functies in het prijzenblad): samenstelling, ervaring en inzet van het projectteam; Potentiele risico's en kansen behorend bij de uitvoering van de opdracht Het plan van aanpak mag maximaal 4 pagina’s A4 beslaan (lettertype/-grootte: Calibri 11). Indien de Inschrijver meer dan 4 pagina’s indient voor de beschrijving, wordt het meerdere niet betrokken in de beoordeling.  Beoordelingsaspecten Het UMC Utrecht waardeert het gunningscriterium op basis van het volgende:  De volledigheid van de beantwoording van de vraagstelling. Onvolledige beantwoording leidt tot een lagere waardering;  De uitwerking is SMART omschreven;  De mate waarin het Plan van Aanpak overall een kloppend geheel is én past bij de complexiteit van dit project. * zie bijlage ll voor onze communicatieaanpak

Interview Na beoordeling van de ingediende plannen van aanpak worden de drie hoogst scorende inschrijvers uitgenodigd voor een interview. Het doel van het interview is om nadere toelichting te verkrijgen op het ingediende plan van aanpak en om de geschiktheid van het voorgestelde team verder te beoordelen. Tijdens het interview worden de inschrijvers beoordeeld op de volgende beoordelingsaspecten: Inhoudelijke deskundigheid Vertaling van aanpak naar praktijk Samenwerking met opdrachtgever Teamsamenstelling en rolverdeling Risicobeheersing en probleemoplossend vermogen De interviews vinden plaats aan de hand van een gestructureerde set vragen die voor alle uitgenodigde inschrijvers gelijk is. De antwoorden worden door de beoordelingscommissie individueel beoordeeld en daarna in consensus vastgesteld aan de hand van de eerder benoemde scoremethodiek.