Plaatsvervangend Programmamanager DefDoc.

Opdrachtomschrijving Programma DOO is opgedeeld in meerdere actielijnen die op zich de kenmerken van een programma hebben en worden aangestuurd door een programmamanager. Voor de business transformatie naar een volwassen informatiehuishouding (IHH) en als speerpunt de Defensiebrede implementatie van DefDoc stuurt de plaatsvervangend (Pv.) programmamanager de projecten die dit moeten realiseren. De projecten betreffen het ondersteunen van de Defensie onderdelen op gebied van impactanalyse, veranderkundige aanpak, IHH expertise, productimplementatie, gebruikersondersteuning, communicatie, opleiding en adoptie. De implementatie bestaat uit parallelle deelprojecten, georganiseerd per Defensie Onderdeel. De Bestuursstaf is live, bij de Marechausse gaande en is de komende 2 jaar voorzien voor de Landmacht, Luchtmacht, Marine en ondersteunende Commando’s, Directies en Diensten. Als Plaatsvervangend (Pv.) Programmamanager ben je verantwoordelijk voor het succes van voornoemde projecten (aangestuurd door projectleiders); organiseren van de teams met medewerkers, bestaande uit de experts op voornoemde gebieden (1/3 Defensiemedewerkers, 2/3 inhuur); integrale aansturing op bedrijfsvoeringaspecten (personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie) en daarbij zorgdragen voor efficiënte inzet van mensen en middelen, toegekende budgetten, voortgangsbewaking en rapportage; stakeholdermanagement, voornamelijk afstemming met de programmamanager, directie van programma DOO, product manager voor de doorontwikkeling van DefDoc. Voor deze functie zoeken wij bij voorkeur een projectmanager met minimaal tien jaar relevante werkervaring. De kandidaat heeft idealiter aantoonbare werkervaring met: -transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties met >2500 medewerkers;

• interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT;
• stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement;
• projectmanagement en aansturing van projectteams. Achtergrond opdracht Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat. De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensie brede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensie brede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.