Functioneel beheerder zaaksysteem als ondersteuning van het implementatieproject.Plek in de organisatie
De rol van functioneel beheerder van het informatiedomein [b.v. DSO, zaakgericht werken, M365] valt binnen het cluster IM van het team Informatievoorziening (IV). Afhankelijk van de omvang en complexiteit van het informatiedomein is dit een voltijds taak of vervul je daarnaast nog andere rollen binnen je functie als informatiespecialist. Binnen het cluster IM heb je als directe collega’s: de andere informatiespecialisten (met rollen als informatie analist, contentbeheerder, informatiebeheerder, etc.). Je wordt functioneel aangestuurd door de coördinator IM, HRM aansturing wordt gedaan door de teamleider IV.
Opmerking: De beschrijving is nu gericht op het team IV, maar is met kleine aanpassingen toepasbaar op b.v. het FB van Atis binnen het bedrijfsbureau.
Werkzaamheden
Je bent verantwoordelijk voor een optimale inrichting en het optimaal functioneren van de informatievoorziening binnen je domein;
Je levert vanuit jouw informatiedomein een bijdrage aan de informatiestrategie van de organisatie en bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van relevante onderdelen daarvan;
Je hebt overzicht op de actuele en de ontwikkeling van de kosten van de informatievoorziening binnen je domein. Dit gaat zowel over de reguliere kosten als ook over de kosten die noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling van de informatievoorziening. Je bent hierover in gesprek met de eigenaar van de informatievoorziening;
Je hebt overzicht op de ontwikkelingsbehoefte van de informatievoorziening binnen je domein door in gesprek te zijn met de gebruikers. Je vertaalt nieuwe behoeften naar oplossingen en implementeert deze;
Je hebt overzicht over de actuele en ontwikkeling van de gevraagde capaciteit van collega’s voor het functioneren van de informatievoorziening en bent hierover in gesprek met de betreffende collega’s en de eigenaar van de informatievoorziening;
Je maakt goede afspraken met IT leveranciers (intern/extern) en legt deze vast;
Je ondersteunt gebruikers bij de uitvoering van hun werkzaamheden;
Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een autorisatiematrix binnen jouw informatiedomein;
Je kent de principes rondom informatieveiligheid en weet deze toe te passen binnen je domein, je hebt de rol van Operational Security Officer (OSO).
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden heb je als functioneel beheerder contacten met:
De eigenaar van het informatiedomein over alle onderdelen van het functioneel beheer van de informatievoorziening;
De coördinator van het cluster IM over je inzet (in tijd) in je rol als functioneel beheerder;
De strategisch adviseur informatievoorziening voor het leveren van inbreng uit jouw informatiedomein op de informatiestrategie van de organisatie en over het toepassen van de informatiestrategie binnen jouw domein;
De informatiearchitect die de kaders stelt voor de informatiearchitectuur voor jouw informatiedomein;
De gegevensmanager die de kaders stelt voor het gegevensbeheer voor jouw informatiedomein;
De senior informatiemanagers over ontwikkelingen binnen jouw informatiedomein die van toepassing zijn op de hele organisatie (domein overstijgend);
De applicatiebeheerder (wanneer benoemd, kan zowel intern als extern zijn) over het doorvoeren van wijzigingen aan applicaties;
De technisch beheerder over aanpassingen in de technische infrastructuur;
De collega’s van de servicedesk IT over TopDesk meldingen voor jouw informatiedomein;
De andere functioneel beheerders voor het uitwisselen van kennis en het uitvoeren van gezamenlijke opgaven en vervanging bij vakantie en/of ziekte;
Andere waterschappen voor kennisuitwisseling op het gebied van functioneel beheer.
Kennis, ervaring en houding
MBO+/HBO werk en denkniveau;
Kennis van en ervaring met het gevraagde informatiedomein, hetzij opgedaan door werkervaring dan wel door specifieke opleiding;
Bij voorkeur kennis van en ervaring met het werken met BiSL, ITIL, ASL, tmap, Agile en/of Scrum en het aansturen van (interne/externe) leveranciers;
Bij voorkeur ervaring met het begeleiden van veranderingen in de manier van werken binnen bestaande werkprocessen;
Analytisch- en communicatief sterk, inzicht in procesmatig werken, betrokken, enthousiast, creatief en klantgericht.
Speelruimte
Je neemt de beslissing over het al dan niet implementeren van een nieuwe applicatie binnen je informatiedomein;
Je geeft goedkeuring over het toevoegen van gebruikers en/of het toekennen van rechten aan gebruikers binnen je informatievoorziening (autorisatiebeheer).
Je stelt functionele eisen op en implementeert deze in samenwerking met applicatie en technisch beheer (het opstellen van een functioneel ontwerp is een taak van de rol van informatie analist).