Gemeente Utrecht
Max 90 p/u
Utrecht
36 uur p/w
Directie
26ste november, 2025
8ste december, 2025
Vacature: Managementassistent bij Ruimte in Utrecht
Utrecht heeft jou nodig! Als managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.
Opdrachtomschrijving:
Een greep uit jouw werkzaamheden:
Je beheert agenda’s, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.
Wat wij vragen:
Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding.
Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.
Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025.
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht.
Benodigde vaardigheden/soft skills:
Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collega’s en externe contacten.
Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.
De Eisen
Je bent bereid om minimaal twee dagen per week aanwezig te zijn op locatie in Utrecht.Je hebt een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding.Je bent bereid om minimaal twee dagen per week aanwezig te zijn op locatie in Utrecht.
De Wensen
Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent:
Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent binnen een overheidsorganisatie:
Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijkJe hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent:Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent binnen een overheidsorganisatie:Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 12 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.